Sénateurs - Suivre et historiser les informations des élus de votre département

Eliott Baylot, 25/11/2021

Ce qu’aime Jean, sénateur depuis 2017, ce sont les paysages infinis après de longues randonnées dans les montagnes de son département, les produits du terroir et les anecdotes des édiles. Son département, de 430 000 âmes pour environ 4200 élus n’est pas accessible de Paris en TGV et nécessite de bloquer ½ journée pour s’y rendre. Depuis qu’il a été élu, il s’impose de revenir au moins trois jours par semaine pour garder un contact physique avec les acteurs de son département.

L’équipe de Jean n’a pas évolué depuis ces deux dernières années. Cloé s’occupe du travail législatif à Paris tandis que Patricia se charge du secrétariat et Mathias de la relation avec les élus. Pendant ces 2 ans, ils ont coordonné leur travail autour de boucles d’email transférées et retransférées entre eux. Un vrai capharnaüm où il est difficile de s’y retrouver…

Les prochaines élections se profilent en 2023 et Jean souhaite commencer à rôder son discours politique : il veut comprendre ce qui préoccupe les élus en vue de la traditionnelle tournée des communes. Il charge donc ses collaborateurs du travail d’historisation des précédentes demandes pour chacune des communes et pour les grands électeurs influents. Couplée à leur charge de travail habituelle, cette mission semble impossible pour Patricia et Mathias qui vont devoir faire une fiche compte rendu pour chacune des communes.

3 sénateurs français et leurs équipes ont connu cette situation juste avant la campagne de 2020. Comment s'en sont-ils sortis? Ils se sont rapidement équipés de Territoria.

Nous vous présentions dans le précédent article la possibilité de mettre en place une permanence numérique pour vos élus. Aujourd’hui nous vous exposons comment historiser le travail de vos collaborateurs et vos échanges tout au long de votre mandat avec vos élus.

 Philosophie n°1 : Structurer l’information de son territoire

Reprenons le cas du département de Jean (notre sénateur) : 4200 personnes sont élues pour environ 270 communes. Dans Territoria, une fiche collectivité sera créée pour chacune de ces collectivités ainsi que pour chacun des élus.

Pour les collectivités, vous retrouverez sur la liste des informations purement logistiques : données INSEE, collectivités limitrophes, élus sur la commune avec leur mandat, etc. et des données plus politiques : thèmes de discussions récurrents, dossiers politiques traités, échanges engagés, etc.

Fiche d'une collectivité

Fiche d'une collectivité

              

Pour les fiches élus, vous aurez les informations personnelles de l’élu pour le contacter, ses mandats, les dossiers politiques que vous avez traités avec lui, ces derniers échanges, etc.

Fiche d'un élu

Fiche d'un élu


Philosophie n°2 : Alimenter les fiches élus et collectivités

Sur chacune de ces fiches collectivités et élus, les collaborateurs peuvent y ajouter :

  • Des commentaires accessibles aux seuls membres de l’équipe,
  • Des rappels pour plus tard afin d’être notifié sur un projet en particulier par exemple
  • Des fichiers pour ne perdre aucune information
  • Des dossiers politiques pour suivre le travail avec chacun des élus

Lors des phases de communication politique, toutes les informations seront classées et structurée par collectivité (commune, EPCI,...) et par élus. Vous pourrez ainsi saisir d'un seul coup d'œil, les enjeux inhérents à votre territoire : cerner l’édile et comprendre l’environnement de sa commune, son contexte et ses problématiques : on appelle ça l’intelligence politique.

D’autres informations seront automatiquement affiliées à chaque fiche : échanges engagés depuis votre permanence numérique, emails échangés, visioconférences, ect.

Exemple de commentaire par un collaborateur et un dossier politique sur une fiche collectivité

Exemple de commentaire par un collaborateur et un dossier politique sur une fiche collectivité


Chaque fiche est adaptable et personnalisable, ce qui vous permet d'ajouter des champs personnalisés. Vous pouvez y référencer toutes les autres informations que vous jugerez utiles, liste d’élection, rôles sur la commune, thème de prédilection, etc. Pour aller encore plus loin, vous pouvez créer des étiquettes dans le logiciel et en affilier une ou plusieurs à chaque élu de manière à pouvoir les regrouper : Sympathisant, syndicats des eaux, opposition, grand électeur, etc

Informations spécifiques sur les fiches des élus

Informations spécifiques sur les fiches des élus

Chaque fiche est donc une mine d’informations si elle est correctement remplie tout au long du mandat.

Philosophie n°3 : Agréger et retrouver les informations

En temps d’élections ou pour cibler votre communication, vous pourrez maintenant regrouper vos élus dans des listes selon toute une série de critères :

  • Ajouter seulement les élus d’une collectivité avec un mandat spécifique (ex : les conseillers municipaux de la ville Y)
  • Ajouter tous les élus de votre département selon leur mandat (ex : seulement les adjoints aux maires)
  • Ajouter tous les élus selon leurs étiquettes (ex : les élus dans le syndicat des eaux et les élus dans le syndicat des déchets)
  • Ajouter tous les élus selon un des champs personnalisés que vous avez déterminés (ex : les élus dont le thème de prédilection est l’agriculture)
  • Ajouter les élus selon leur nuance politique (ex : tous les élus LR et tous les élus centristes)

Tous ces filtres sont évidements cumulables pour vous permettre d’être le plus exhaustif :

  • Ajouter tous les maires et adjoints, d’une nuance particulière appartenant aux syndicats des eaux ou des déchets
  • Ajouter tous les élus d’un EPCI qui sont vos sympathisants et qui sont dans l’opposition sur leur commune


La seule limite est votre imagination !

 

Nous verrons dans le prochain article comment exploiter ces listes et regroupement dans le logiciel pour organiser et cibler votre communication.